Sind Sie Inhaber eines kleinen oder mittelständischen Unternehmens, so kennen Sie sie wahrscheinlich – die Spät- und Nichtzahler. Sie haben Ihren Teil der Arbeit vollbracht, die Ware geliefert, die Dienstleistung ausgeführt, doch Ihr Kunde zahlt nicht.
Für Freelancer oder kleine Betriebe sind ausbleibende Zahlungen nicht so leicht wegzustecken. Sie haben selbst Verpflichtungen, Mitarbeiter zu bezahlen und Maschinen zu betreiben, die unter Umständen nicht eingehalten werden können, wenn der Geldfluss nicht stimmt. Erwartet man den Eingang von Zahlungen, investiert man diese unter Umständen bereits weiter. Bleibt das Geld dann aus, bleiben Sie auf Schulden sitzen – Eine Kettenreaktion, die Kleinunternehmer sehr schnell in Schwierigkeiten bringen kann.
An diesen Ausreden erkennen Sie schlechte Zahlungsmoral
„Ich will mir erst einmal die Qualität anschauen (oder das Produkt testen), dann bezahle ich.“
„Ich bin doch schon eine Weile Kunde. Da können Sie doch sicher noch einen Rabatt drauf geben, bevor ich bezahle.“
„Wir sind so ein großer Kunde. Wenn es ein Problem ist, dass wir diesmal etwas später zahlen, dann bringen wir unser Geschäft gern auch woanders hin.“
„Wir sind als Unternehmen gerade etwas in Liquiditätsschwierigkeiten und können daher die Rechnung erst in einem Monat begleichen.“
„Ich wusste gar nicht, wohin ich das Geld überweisen sollte.“
Es kann einige Gründe geben, warum ein Kunde Ihre Rechnung nicht sofort zahlt. Holen Sie nicht gleich das Inkassobüro zur Hilfe, manchmal geht es auch sanfter, mit einer Erinnerung, oder zwei.
Die Top-5 Methoden die Zahlungsmoral Ihrer Kunden zu verbessern
Einfach und mit Auswahl
Machen Sie es für Ihren Kunden so einfach wie möglich seine Rechnung zu zahlen. Wie? Mit einer übersichtlichen Rechnung, die alle Zahlen und Fristen deutlich darstellt. Sind alle Daten und Nummern enthalten, die der Kunde beziehungsweise dessen Buchhaltung benötigt, um die Abrechnung ordnungsgemäß durchzuführen? Manche warten nur darauf, dass ein Fehler in der Rechnung gemacht wird, um die Zahlung zu verzögern oder gar nicht erst auszuführen.
Bieten Sie Ihrem Kunden außerdem verschiedene Wege an, die Rechnung zu begleichen. Er kann direkt wählen, was ihm am liebsten ist und wird sich über Ihre Flexibilität freuen, was wiederum einer guten Kundenbeziehung zuträglich ist. Handelt es sich um jemanden, der Ihre Dienste oft und regelmäßig in Anspruch nimmt, kann es sich anbieten ein Lastschriftverfahren einzurichten.
Legen Sie Zahlungsbedingungen von Anfang an schriftlich fest!
Ihrem Kunden muss klar sein, welche Zahlungsbedingungen Sie für Ihr Unternehmen festgelegt haben und wo er Sie erreichen kann, wenn er alternative Vereinbarungen treffen möchte.
Vor allem, wenn es sich um größere Aufträge handelt, kann es eine gute Idee sein, den Kunden in die Erarbeitung der Zahlungsbedingungen einzubeziehen. So hat er das Gefühl mitbestimmen zu können und wird Termine wahrscheinlicher einhalten.
Belohnungen für frühe Zahlungen, „Bestrafung“ für Verspätungen
Das Angebot für termingerechte Zahlungen einen Nachlass, also Skonto zu gewähren kann genauso effektiv sein, wie der Hinweis, dass Verspätungen zu Strafgebühren führen können.
Lernen Sie Ihre Kunden kennen!
Haben Sie eine gute Beziehung zu Ihren Kunden, werden diese sich Ihnen respektvoll gegenüber verhalten wollen. Liegen sie dann im Zahlungsrückstand werden Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit ein schlechtes Gewissen haben und Sie entweder anrufen, um sich zu erklären oder die Überweisung veranlassen.
Auch für Sie wird es einfacher werden, Ihre Kunden zu kontaktieren und zu erinnern, dass eine Zahlung aussteht, wenn Sie mit diesen gut klarkommen. Freundliches und professionelles Verhalten in diesen Situationen wird von Ihren Kunden auch als guter Kundenservice wargenommen werden.
Stehen Sie kurz davor, einen großen Auftrag eines Erstkunden zu übernehmen? Herzlichen Glückwunsch. In diesen Fällen kann es jedoch ratsam sein, die Kreditwürdigkeit des anderen im Voraus zu überprüfen, um unangenehme Überraschungen aus den Weg zu räumen.
Fürchten Sie sich nicht davor, zu „nerven“
Wenn sich nach dem ersten Anruf nichts tut – Tja, dann muss man den Hörer eben ein zweites Mal in die Hand nehmen, den Zahlungsmuffel anrufen und an die Überweisung erinnern. Angenehm ist das vielleicht nicht gerade aber Sie haben ein Recht darauf, für Ihre Leistung bezahlt zu werden.
Bringt Sie das Anrufen nicht weiter, so versuchen Sie es doch einmal mit einem offiziell-wirkenden Brief Ihrer Buchhaltungsabteilung. Dramatisieren Sie ein wenig (ohne falsche Angaben zu machen) und hoffen Sie auf den gewünschten „Na-dann-bezahl-ich-lieber-bevor-ich-Post-vom-Anwalt-bekomme“-Effekt.
Die Hauptsache ist, dass man energisch und zeitnah reagiert. Machen Sie nicht allzu viele “Ausnahmen“!
Haben Sie bereits Erfahrungen mit schlechter Zahlungsmoral machen müssen und eine gute Gegentaktik gefunden? Schreiben Sie uns diese in die Kommentare!