¿Significa la 'IA' una 'Injusticia Absoluta' en los negocios de Estados Unidos?
Las herramientas tecnológicas y la IA ya se encargan de buena parte del trabajo pesado en tareas que consumen mucho tiempo, como la contabilidad, la agenda e incluso la redacción de contenido. Pero mientras las grandes empresas cosechan los beneficios, ¿están las firmas más pequeñas de Estados Unidos teniendo dificultades para adaptarse? Según una encuesta reciente, la respuesta es sí.
Entre el 6 y el 13 de mayo de 2024, UENI encuestó a 837 negocios de Estados Unidos con cinco empleados o menos para analizar cuánto tiempo dedican los dueños de microempresas a su negocio, en qué lo invierten, la naturaleza de sus dificultades con la gestión del tiempo y las herramientas que usan para afrontarlas.
A continuación verás las conclusiones sobre la gestión del tiempo en las microempresas y las áreas sugeridas para seguir investigando.
Conclusión clave: cuántas horas trabajan a la semana los dueños de microempresas
UENI descubrió que el 62% de los dueños de negocios trabajaba más de 50 horas a la semana; esa es exactamente la cifra que recogió una encuesta de Wells Fargo/Gallup en 2005. La constancia de estos datos a lo largo del tiempo ilustra de forma contundente lo poco que han cambiado las cosas para los dueños de pequeños negocios, a pesar del enorme avance en todos los ámbitos del mundo empresarial y la tecnología durante los últimos 20 años.
La mediana de horas trabajadas a la semana entre las microempresas encuestadas fue de 60 horas.
El desglose del tiempo dedicado a cada actividad refleja la diversidad de tareas que compiten por la atención del dueño del negocio. De forma preocupante, las tareas administrativas, junto con las cuestiones legales y de cumplimiento, consumieron de media el 22,4% del tiempo del dueño del negocio, un 79% más que el tiempo dedicado al marketing y las ventas, que son fundamentales para el crecimiento del negocio.
Las tareas administrativas incluyen gestionar al personal, las finanzas, programar citas y el inventario. Un hallazgo interesante fue que el 88% de los dueños de negocios reserva tiempo para su desarrollo profesional como inversión en su éxito futuro. De media, los dueños de negocios dedican el 11,2% de su jornada laboral a aprender cosas nuevas.
Conviene investigar más a fondo la naturaleza de ese trabajo de desarrollo profesional: ¿ese aprendizaje repercute de verdad en su negocio, o al dueño le iría mejor delegando o externalizando la actividad que está intentando aprender por su cuenta?
Las herramientas que usan los dueños de microempresas
De quienes usan herramientas, solo el 9,1% afirma usar exclusivamente un calendario en papel para gestionar su tiempo, lo que demuestra el predominio de las herramientas digitales, en especial los calendarios digitales como Google Calendar y Outlook. El 21,4% de los dueños de microempresas no usa ninguna herramienta para gestionar su tiempo.
De los dueños de negocios encuestados, el 60,3% dijo usar un calendario digital, el 30,9% un calendario en papel y el 14,6% software de gestión de tareas como Monday.com o Trello. Cabe destacar que los calendarios en papel son más del doble de habituales que el software de gestión de tareas en general.
El 44,6% de los encuestados dijo usar un solo tipo de herramienta, mientras que el 34% usaba más de un tipo y el 21,4% no usaba ninguna. La combinación de herramientas más habitual fue la de calendario digital y de papel (17,6%).
Los datos muestran que, aunque incluso los negocios más pequeños han adoptado las herramientas digitales de forma amplia, todavía existe una fuerte dependencia del papel y un avance limitado hacia herramientas de gestión de tareas más sofisticadas y normalmente de pago. Aun así, la popularidad de los calendarios digitales demuestra que estos negocios pueden beneficiarse de herramientas tecnológicas con una interfaz fácil de usar, como Google Calendar, Calendly y UENI.
La brecha en la adopción de la IA
Esta cifra coincide con la encuesta de GoDaddy de febrero de 2024 a 3.500 negocios con 10 empleados o menos. Esta tasa de adopción entre las microempresas contrasta con el 65% de las grandes empresas que ya usan herramientas de IA de forma interna y el 74% que está probando estas herramientas (Deloitte, diciembre de 2023).
Cabe destacar que la adopción en las microempresas contrasta incluso con el comportamiento de los pequeños negocios de mayor tamaño. La encuesta del SBE Council de octubre de 2023 a pequeños negocios de Estados Unidos, definidos como negocios con menos de 100 empleados, señaló que "el 75% de los pequeños negocios utiliza herramientas de IA para una amplia variedad de funciones empresariales".
Esto es significativo y representa el 8,3% de una semana laboral mediana de 60 horas, pero hay un margen considerable para ahorrar aún más tiempo, en particular en la gestión de las tareas administrativas. La mayoría de los expertos coincide en que estamos en las primeras fases del desarrollo de la IA y en que la facilidad de uso de esta tecnología mejorará drásticamente, lo que impulsará su adopción entre emprendedores en solitario y equipos pequeños. Es probable que las mejoras de productividad lleguen en distintas áreas según el negocio, pero para las microempresas las mayores ganancias vendrán seguramente de:
- 1 Automatización operativa para reducir las tareas administrativas repetitivas y ayudar con cosas como la contabilidad, la agenda y la gestión del inventario.
- 2 Atención al cliente para atender mejor a los clientes ante un número cada vez mayor de preguntas.
- 3 Automatización del marketing para redactar y personalizar correos y comunicaciones, así como contenido digital u offline que antes llevaba muchas horas crear.
- 4 Analítica para revisar los datos internos y aportar información que facilite la toma de decisiones.
Los retos en la gestión del tiempo
Pero solo el 29% de ellos tenía estrategias para mitigar esos retos.
Los dueños de negocios sencillamente sienten que no tienen suficientes horas al día para todo lo que necesitan hacer. Otro 7,4% afirma de forma explícita que necesita un par de manos extra para sacar el trabajo adelante.
A los dueños de pequeños negocios les cuesta mantenerse concentrados en la tarea, con prioridades que compiten entre sí, interrupciones inesperadas y otros problemas que les quitan tiempo, en concreto los asuntos personales (11,9%) y la incapacidad de priorizar bien su trabajo (5,3%).
Los hijos y la propia salud son los principales asuntos personales que mencionan los dueños de pequeños negocios al describir qué les ha dificultado controlar su tiempo.
La mala organización y los olvidos también merman la eficiencia. Otro 8,5% pierde tiempo por problemas con la agenda.
Qué hacen los dueños de microempresas al respecto
Entre el 29% de los encuestados que cuenta con una estrategia para mitigar los retos de la gestión del tiempo, la mayoría los afronta con organización y planificación, herramientas y tecnología, y disciplina y concentración. Todas son estrategias lógicas, pero a menudo resultan inalcanzables para un dueño de microempresa que se siente desbordado por sus responsabilidades.
Lo extendido de los problemas de gestión del tiempo indica que los dueños de microempresas necesitan más ayuda para priorizar su trabajo y aprovecharse mejor a sí mismos. Las herramientas pensadas para pequeños negocios y las interfaces de IA tan fáciles de adoptar como usar un smartphone seguro que ayudarán a los dueños de pequeños negocios a salir adelante y, quizá, a lograr más en menos tiempo.
Dicho esto, las herramientas y la tecnología deben complementarse con acompañamiento y asesoría. En UENI, el servicio está profundamente integrado en todas las soluciones, ya sea al lanzar una web o al hacer crecer tu negocio a través de canales online. Estos asesores, junto con otras organizaciones de asesoría como SBDC, Score o el programa Coaching for Impact de JP Morgan Chase, pueden ayudar a elaborar un plan de negocio, priorizar los hitos que hay que alcanzar e identificar las herramientas que mejor ayudarán a los dueños de negocios a lograr sus objetivos.