A 'IA' significa 'Desigualdade Absoluta' nos negócios americanos?

Entre 6 e 13 de maio de 2024, a UENI entrevistou 837 empresas dos EUA com cinco funcionários ou menos para entender quanto tempo os donos de microempresas dedicam ao negócio, onde gastam esse tempo, a natureza das suas dificuldades com gestão do tempo e as ferramentas que usam para lidar com isso.

Abaixo estão as conclusões sobre a gestão do tempo nas microempresas e as áreas sugeridas para pesquisas futuras.

Conclusão principal: quantas horas por semana os donos de microempresas trabalham

A UENI descobriu que 62% dos donos de empresas trabalhavam mais de 50 horas por semana; é exatamente o número apontado por uma pesquisa Wells Fargo/Gallup de 2005. A consistência desses dados ao longo do tempo mostra de forma impressionante como pouca coisa mudou para os donos de pequenas empresas, apesar do enorme avanço em todas as áreas dos negócios e da tecnologia nos últimos 20 anos.

A mediana de horas trabalhadas por semana entre as microempresas pesquisadas foi de 60 horas.

A divisão do tempo entre as atividades evidencia a variedade de tarefas que disputam a atenção do dono do negócio. De forma preocupante, as tarefas administrativas, somadas às questões jurídicas e de conformidade, consumiram, em média, 22,4% do tempo do dono do negócio, o que representa 79% a mais do que o tempo dedicado a marketing e vendas, que são essenciais para o crescimento.

As tarefas administrativas incluem gerir a equipe, as finanças, o agendamento de compromissos e o estoque. Uma descoberta interessante foi que 88% dos donos de empresas reservam tempo para o desenvolvimento profissional, como um investimento no próprio sucesso futuro. Em média, os donos de empresas dedicam 11,2% do tempo de trabalho a aprender coisas novas.

Vale aprofundar a investigação sobre a natureza desse desenvolvimento profissional: esse aprendizado realmente impacta o negócio, ou o dono da empresa estaria mais bem servido se delegasse ou terceirizasse a atividade que está tentando aprender sozinho?

As ferramentas que os donos de microempresas usam

Entre os que usam ferramentas, apenas 9,1% dizem usar exclusivamente uma agenda de papel para organizar o tempo, o que mostra o domínio das ferramentas digitais, principalmente os calendários digitais como Google Calendar e Outlook. 21,4% dos donos de microempresas não usam nenhuma ferramenta para organizar o tempo.

Entre os donos de empresas pesquisados, 60,3% disseram usar um calendário digital, 30,9% disseram usar uma agenda de papel e 14,6% relataram usar softwares de gestão de tarefas como Monday.com ou Trello. Vale notar que as agendas de papel são mais que o dobro mais comuns do que os softwares de gestão de tarefas no geral.

44,6% dos participantes disseram usar apenas um tipo de ferramenta, enquanto 34% usavam mais de um tipo e 21,4% não usavam nenhuma. A combinação de ferramentas mais comum foi calendário digital e agenda de papel (17,6%).

Os dados mostram que, embora as ferramentas digitais já tenham sido amplamente adotadas até pelas menores empresas, ainda há forte dependência do papel e pouca migração para ferramentas de gestão de tarefas mais elaboradas e geralmente pagas. Ainda assim, a popularidade dos calendários digitais mostra que esses negócios podem se beneficiar de ferramentas de tecnologia com uma interface fácil de usar, como Google Calendar, Calendly e UENI.

A lacuna na adoção de IA

Esse número está alinhado com a pesquisa de fevereiro de 2024 da GoDaddy, feita com 3.500 empresas de 10 funcionários ou menos. Essa taxa de adoção entre as microempresas contrasta com os 65% das grandes empresas que já usam ferramentas de IA internamente e os 74% que estão testando essas ferramentas (Deloitte, dezembro de 2023).

Vale notar que a adoção pelas microempresas contrasta até com o comportamento das pequenas empresas maiores. A pesquisa de outubro de 2023 do SBE Council com pequenas empresas dos EUA, definidas como empresas com menos de 100 funcionários, indicou que "75% das pequenas empresas estão usando ferramentas de IA para uma ampla gama de funções do negócio".

Isso é relevante, representando 8,3% de uma semana de trabalho mediana de 60 horas, mas há muito espaço para economias de tempo ainda maiores, principalmente na gestão de tarefas administrativas. A maioria dos especialistas concorda que estamos nos primeiros estágios do desenvolvimento da IA e que a usabilidade dessa tecnologia vai melhorar bastante, aumentando a adoção entre empreendedores individuais e pequenas equipes. Os ganhos de produtividade provavelmente virão de áreas diferentes conforme o tipo de negócio, mas, para as microempresas, os maiores ganhos provavelmente virão de:

• 1 Automação operacional para reduzir tarefas administrativas repetitivas e ajudar em coisas como contabilidade, agendamento e gestão de estoque.
• 2 Atendimento ao cliente para lidar melhor com os clientes diante de um número cada vez maior de perguntas.
• 3 Automação de marketing para escrever e personalizar e-mails e comunicações, além de conteúdo digital ou offline que antes levava muitas horas para ser produzido.
• 4 Análise de dados para revisar os dados internos e gerar insights que facilitam a tomada de decisão.

Desafios de gestão do tempo

Mas apenas 29% deles tinham estratégias para amenizar esses desafios.

Os donos de empresas simplesmente sentem que não têm horas suficientes no dia para tudo o que precisam fazer. Outros 7,4% dizem claramente que precisam de um par de mãos a mais para dar conta do trabalho.

Os donos de pequenas empresas têm dificuldade para se manter focados, com prioridades concorrentes, interrupções inesperadas e outras questões consumindo seu tempo, como problemas pessoais (11,9%) e a incapacidade de priorizar o trabalho corretamente (5,3%).

Os filhos e a própria saúde são os principais problemas pessoais citados pelos donos de pequenas empresas ao descrever o que dificultou o controle do seu tempo.

A desorganização e o esquecimento também atrapalham a eficiência. Outros 8,5% perdem tempo por causa de problemas de agendamento.

O que os donos de microempresas fazem a respeito

Entre os 29% dos participantes que têm uma estratégia para amenizar os desafios de gestão do tempo, a maioria os enfrenta com agendamento e planejamento, ferramentas e tecnologia, e autodisciplina e foco. São todas estratégias lógicas, mas muitas vezes inalcançáveis para o dono de uma microempresa que se sente sobrecarregado de responsabilidades.

A presença generalizada dos problemas de gestão do tempo sugere que os donos de microempresas precisam de mais ajuda para priorizar o trabalho e aproveitar melhor o próprio tempo. Ferramentas voltadas para pequenas empresas e interfaces de IA que tornam a adoção tão simples quanto usar um smartphone certamente vão ajudar os donos de pequenas empresas a lidar com a situação e, possivelmente, conquistar mais em menos tempo.

Dito isso, ferramentas e tecnologia precisam ser complementadas por orientação e consultoria. Na UENI, o atendimento está profundamente presente em todas as soluções, seja ao lançar um site ou ao fazer o negócio crescer pelos canais online. Esses orientadores, junto com outras organizações de consultoria como SBDC, Score ou o Coaching for Impact da JP Morgan Chase, podem ajudar a desenvolver um plano de negócios, priorizar as metas a serem alcançadas e identificar as ferramentas que melhor ajudarão os donos de empresas a atingir seus objetivos.